Informace o zpracování osobních údajů

Ochraně osobních údajů v naší advokátní kanceláři věnujeme velkou pozornost. Chápeme totiž, že diskrétnost a bezpečí všech informací, které nám sdělíte, je základem vzájemné důvěry mezi námi. Proto je zajištění ochrany vašeho soukromí pro nás prioritou.

V tomto dokumentu jsme sepsali základní informace o tom, jak nakládáme s osobními údaji návštěvníků našich webových stránek (www.specialis.cz) a našich klientů při poskytování právních služeb. Dozvíte se například:

• Kdo je správcem osobních údajů;
• Jaké osobní údaje zpracováváme, a za jakým účelem;
• Co nás opravňuje zpracovávat osobní údaje;
• Kdo všechno může mít k osobním údajům přístup;
• Jaká máte vůči nám práva vyplývající z předpisů na ochranu osobních údajů.

Zpracování osobních údajů se řídí především nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „Obecné nařízení“), a rovněž také zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

1. Kdo je správcem osobních údajů

Hlavním správcem osobních údajů je společnost Specialis s.r.o., advokátní kancelář, IČO: 097 49 632, se sídlem na adrese Palackého 151/10, 796 01 Prostějov, společnost je zapsána v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, sp. zn. C 120648.

Při poskytování právních služeb s námi na základě smlouvy o trvalé spolupráci podle § 15e zákona o advokacii spolupracují také následující advokáti:

• JUDr. Ing. et Ing. Roman Ondrýsek, MBA, Ph.D., IČO: 034 33 714, advokát ev. č. ČAK 15884,
• JUDr. Tomáš Kajnar, IČO: 054 16 744, advokát ev. č. ČAK 17137,
• Mgr. Jitka Kajnarová, IČO: 058 40 112, advokátka ev. č. ČAK 17448,
• Mgr. Táňa Horvath Čapková, IČO: 062 31 560, advokátka ev. č. ČAK 17643,
• Mgr. Jan Grepl, IČO: 107 70 011, advokát ev. č. ČAK 19709.

Informace jsou dostupné také na webu České advokátní komory, na tomto odkazu: http://vyhledavac.cak.cz/Company/Details/440b664f-2b62-eb11-80ea-00155dde7d3e

Pro ty případy, kdy poskytujeme právní služby se spolupracujícími advokáty, byla uzavřena smlouva o společném správcovství osobních údajů podle čl. 26 Obecného nařízení. Pro vás jsou z této smlouvy důležitá následující ujednání:

• Odpovědnost za plnění povinností podle Obecného nařízení nese společnost Specialis s.r.o., advokátní kancelář;

• Pro případnou komunikaci s Úřadem pro ochranu osobních údajů byla zmocněna společnost Specialis s.r.o., advokátní kancelář;

Komunikaci s vámi, coby subjekty osobních údajů, jakož i umožnění realizace vašich práv zajišťuje společnost Specialis s.r.o., advokátní kancelář. Také poskytování informací podle čl. 13 Obecného nařízení zajišťuje společnost Specialis s.r.o., advokátní kancelář

2. Kontaktní údaje

Pokud s námi budete chtít řešit cokoli týkající se ochrany vašich osobních údajů, můžete tak učinit následujícími způsoby:

• Osobně na adrese sídla advokátní kanceláře Palackého 151/10, 796 01 Prostějov;

• Písemně, a to buď znovu na adrese naší advokátní kanceláře, nebo elektronicky na adrese kancelar@specialis.cz.

3. Účely zpracování osobních údajů při poskytování právních služeb

Předmětem našeho podnikání je výkon advokacie podle § 1 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů. Abychom vám mohli naše právní služby řádně poskytovat, potřebujeme k tomu vaše osobní údaje.

Při poskytování právních služeb zpracováváme vaše následující osobní údaje: jméno a příjmení, datum narození, identifikační číslo (IČO), daňové identifikační číslo (DIČ), číslo bankovního účtu, bydliště, e-mailovou adresu, telefonní číslo, naši vzájemnou komunikaci, a dále také informace a dokumenty, které nám poskytnete pro účely poskytování právních služeb, jakož i nebytné údaje o svědcích nebo protistraně. Tyto údaje nám nejčastěji sdělíte na osobní schůzce v kanceláři (základní kontaktní údaje na Vás nám rovněž můžete sdělit skrze kontaktní formulář na našem webu).

Osobní údaje využíváme za těmito účely:

• Jednáme společně o uzavření smlouvy o poskytování právních služeb a následně smlouvu plníme – poskytujeme vám právní služby. V tomto případě dochází ke zpracování osobních údajů na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) Obecného nařízení, kdy zpracování údaje je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je klient, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost klienta;

• Plníme právní povinnosti, které se pojí s poskytováním právních služeb. Konkrétně jsme povinni zejména vést účetní a daňovou evidenci, jakož i podle § 25 odst. 1 zákona o advokacii vést o poskytování právních služeb přiměřenou dokumentaci. V tomto případě jsou osobní údaje zpracovávány na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) Obecného nařízení, kdy je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje;

• Případná ochrana našich právních nároků. V tomto případě jsou osobní údaje zpracovávány na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) Obecného nařízení, kdy je zpracování nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů. V tomto případě máte právo podat námitku proti zpracování osobních údajů.

Vezměte prosím na vědomí, že sdělení osobních údajů za účelem poskytování právních služeb je smluvním požadavkem. Bez jejich poskytnutí není možné právní služby řádně poskytovat. Proto v případě, kdy nám odmítnete nezbytné osobní údaje sdělit, je možné, že naopak my nebudeme moci poskytnout právní služby.

Podle usnesení představenstva České advokátní komory č. 9/1999 Věstníku ze dne 8. 11. 1999, ve znění pozdějších předpisů, je advokát povinen uchovávat dokumentaci o poskytování právních služeb a klientský spis po dobu 5 let ode dne, kdy došlo k ukončení poskytování právních služeb.

Podle § 31 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, je účetní evidence archivovány po dobu 5 let od konce účetního období, kterého se týkají.

Podle § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, jsme povinni daňovou evidenci uchovávat za všechna zdaňovací období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně.

Podle § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, je plátce DPH povinen uchovávat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, v němž se plnění uskutečnilo.

4. Příjemci osobních údajů

Vyjma správců osobních údajů mohou mít k osobním údajům v omezeném rozsahu přístup také osoby, které nám pomáhají při poskytování našich služeb. Při zpracování osobních údajů využíváme společnost AVE Soft s.r.o., IČO: 253 78 392, sídlem Dostálova 882/63, Heřmanice, 713 00 Ostrava, která pro nás zajišťuje služby vedení elektronického advokátního spisu, a dále společnost Daňové spory, a.s., IČO: 277 08 365, která pro nás zajišťuje služby back office. S každým zpracovatelem je řádně uzavřena smlouva o zpracování osobních údajů podle čl. 28 Obecného nařízení, která garantuje náležité zacházení s osobními údaji a dodržování bezpečnostních standardů.

Dále mohou mít pouze v nezbytném rozsahu přístup k osobním údajům i příjemci z řad orgánů veřejné moci, a to v rámci jejich dozorové nebo kontrolní činnosti vykonávané na základě právních předpisů. Nicméně informace týkající se samotného výkonu advokacie a poskytování právních služeb jsou ze zákona chráněny advokátní mlčenlivostí a k těmto údajům nemají příjemci přístup.

Dalšími příjemci pak mohou být znalci, znalecké ústavy a vystavitelé odborných vyjádření v případě, že je v souladu s pokyny klienta zpracováván v souvislosti s poskytováním právních služeb znalecký posudek nebo odborné vyjádření.

Vaše osobní údaje nepředáváme do 3. země (do země mimo EU) ani mezinárodní organizaci.

5. Jaká vůči nám máte práva?

Předpisy na ochranu osobních údajů vám dávají různé možnosti, jak se ujistit, že jsou vaše údaje náležitě zpracovávány. Jako subjekt osobních údajů tedy máte následující práva: 

• Požadovat informace o tom, jaké osobní údaje o vás zpracováváme,
• Požadovat přístup ke svým osobním údajům,
• Požadovat opravu (aktualizaci) svých údajů, nebo jejich výmaz,
• Případně požadovat omezení zpracování údajů,
• Vznést námitku proti zpracování,
• Požadovat přenesení osobních údajů,
• Se stížností se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Pro uplatnění svých práv nás můžete kontaktovat na adrese kancelar@specialis.cz nebo dále na adrese Palackého 151/10, 796 01 Prostějov, kde nás můžete navštívit osobně, nebo nám sem zaslat písemnost.

JUDr. Ing. Ondřej Lichnovský,
advokát a jednatel Specialis s.r.o., advokátní kancelář

Dokument je účinný ode dne 1. 1. 2020